本地活动筹备简单清单

联络商家前，先确定活动目的、日期、地点、预计人数和预算。先列出不能少的项目，例如场地、餐饮、座位、音响、摄影、布置、交通、节目和无障碍需求。指定一位决策负责人，并保留同一份书面说明，让所有商家收到一致资料。

每份报价都应确认确切范围、数量、布置和拆场时间、设备、人员、送货、电力或空间需求、付款安排、订金收款人、取消条款，以及加时、运输或损坏费用。重要安排应书面保留，不要只依赖口头承诺。

制作流程表，列明商家联系方式、抵达时间、场地进入方式、节目时间、停车、天气方案和备用联系人。活动前数天确认人数、饮食需求、平面图和重点时间。尽早把场地规则和紧急通道资料交给商家。

当天按约定清单检查送达物品，并在商家离开前记录任何差异。保留发票、收据和完成布置的照片。活动后确认最终收费，若有问题应趁资料仍清楚时附上证据通知商家。

指定一人批准变更，并在同一份流程表保留商家联系、布置时间、付款状态和场地规则。活动前再次确认电力、卸货通道、雨天方案、饮食需求和最终人数。拍摄完成布置并保存发票，日后若有差异即可按同意范围核对。

完成前的核对：把已同意的工作范围、到访时间、费用、材料、后续责任和联络方式保留在同一份书面记录中。涉及住屋、共同区域、租约、儿童、长者、宠物或贵重物品时，应先确认谁有权批准及谁负责付款。完成后按原先清单检查结果，保留前后照片、收据、保修或预约编号；若出现未完成或新的问题，应及时以书面方式提出，避免只依赖口头说明。